WELCOME TO HABIPLAN

Hieronder is ‘n opsomming van die dienste wat ons bied in die bestuur van ‘n Regspersoon/ Huiseienaarsvereeniging.

Dienste

Finansiële administrasie

• Beheer van ‘n lopende rekening asook beleggings by ‘n geregistreerde bank.
• Invordering van heffingsgelde.
• Vereffening van alle rekeninge van die Regspersoon/Huiseienaarsvereeniging, bv elektrisiteit, versekeringspremies, onderhoud en reparasies.
• Administrasie van deposito van die elekritisiteitsrekening by die Munisipaliteit.
• Deponering van alle fondse ontvang, in die Regspersoon/ Huiseienaarsvereeniging se eie bankrekening.
• Voorsiening van heffinguitklaringsertifikate.

Boekhouding

• Hou van ‘n volledige stel rekenkundige boeke - Pastel.
• Rekords van elke eienaar se heffingstate.
• Reël van die jaarlikse rekenkundige oudit met die Regspersoon/Huiseienaarsvereeniging se ouditeur.
• Voorbereiding van die jaarlikse begroting vir berekening van die heffings.

Vergaderings

• Reël van alle Trustee- Direkteursvergaderings asook Algemene Jaarvergaderings.
• Omsien na volmagte, nominasies, agendas, ens.
• Bywoning van vergaderings.
• Hou en uitstuur van alle notules.
• Behulpsaam wees en raad gee aan die Trustees/Direkteure oor die prosedures aangaande sake soos algemene vergaderings, spesiale algemene vergaderings, kworums, volmagte, besluite, stemregte, ens.
• Ons kan die Stigtingsvergadering ook namens u reël teen 'n ooreengekome fooi.  Dit sluit alle afskrifte van die agenda, kennisgewing, begroting, deelplan, bestuursreëls, gedragsreëls en versekering in.

Versekering

• Die Raad van Trustees/Direkteure behulpsaam wees met die bepaling van vervangingswaardes vir versekeringsdoeleindes asook reëlings vir waarderings, wanneer nodig.
• Die verkryging van kwotasies vir versekeringspremies.
• Die reël vir versekering van geboue en verbeterings en enige ander versekering wat die Regspersoon/Huiseienaarsvereeniging mag benodig.
• Die hantering van alle versekeringseise.

Sekretarieël

• Verskeie sekretariële dienste byvoorbeeld uitstuur van briewe aan inwoners of eienaars en afskrifte van huisreëls.
• Hantering van alle korrespondensie van die Regspersoon/ Huiseienaarsvereeniging.
• Volledige rekordhouding volgens die Deeltitelwet en Maatskapy Wet.
• Die diens sluit die koste van skryfbehoeftes, seëls en telefoon vir alle normale werksaamhede in.

Onderhoud en herstelwerk

• Hantering van alle aangeleenthede insake onderhoud van die gebou en gemeenskaplike area.
• Inwin van kwotasies vir herstelwerk en deurgee van opdragte aan kontrakteurs vir kleiner herstelwerk.
• Voorlegging van kwotasies vir groter herstelwerk aan die Raad van Trustees/Direkteure.
• Betaling van kontrakteurs nadat inspeksie van die werk, deur die Raad van Trustees/Direkteure, of hul gevolmagtigde plaasgevind het en betaling goedgekeur is.

Kapitale projekte en verbeterings

• Inwin van kwotasies en voorlegging aan die Raad van Trustees/Direkteure vir kapitale projekte en verbeterings. Deurgee van opdragte aan kontrakteurs.
• Betaling van kontrakteurs nadat inspeksie van die werk, deur die Raad van Trustees/Direkteure, of hul gevolmagtigde plaasgevind het en betaling goedgekeur is.